La maggior parte di noi ha ormai spostato il proprio archivio dal cartaceo alla ben più pratica conservazione digitale, ma, siamo sicuri di catalogare i nostri documenti nel modo più giusto?

C’è chi si affida ancora al più classico tra i metodi di archiviazione digitale, ovvero le cartelle di documenti, che spesso contengono un’interminabile rete di sottocartelle dalla quale si esce (sempre che si riesca a farlo) senza aver trovato quello di cui si ha bisogno.

Nonostante si sia certi di aver catalogato con accortezza e meticolosità ogni singolo file, il continuo aumentare della mole di documenti aziendali rende quasi impossibile che ci si possa ricordare esattamente e con una certa velocità la precisa ubicazione del documento di cui abbiamo bisogno in un determinato momento.
Questo metodo di archiviazione, caratterizzato dalla disorganizzazione, comporta perdite di tempo, scarsa sicurezza e difficoltà nel consultare file diversi ma che dovrebbero essere collegati tra loro.

Coloro che si appoggiano a soluzioni studiate ad hoc o al Cloud sicuramente gioveranno di una maggiore accessibilità e sicurezza dei file ma anche in questi casi, la progettazione preventiva di una prassi di catalogazione risulta indispensabile, a meno che essi già non dispongano di sistemi di organizzazione dei documenti che permettano di archiviare e trovare i propri file in maniera rapida e semplice. 

Immaginate un sistema di parole chiave, che non debbano necessariamente comparire nel nome del documento, delle etichette da poter dare ai nostri file per catalogarli a seconda della loro tipologia, in base al cliente o fornitore a cui fanno riferimento o a seconda di qualsiasi altra keyword si voglia attribuire loro, senza doverli copiare ed incollare per inserirli in diversi folder.

Tramite questo sistema di “etichettatura” i vostri file saranno più facilmente raggiungibili e, se necessario, ricollegabili l’uno a l’altro e senza dover rovistare tra cartelle e sottocartelle con il rischio di uscirne a mani vuote.